Zile de vacanta. Zile nasoale. Zile personale. Sărbătorile. Pentru potențialul șef al șefului tău, aceasta este inevitabilitatea echilibrului dintre viața profesională și viață: veți petrece ceva timp departe de birou - și va fi mai mult decât o simplă pauză de prânz. Și pentru milioanele de lucrători de birou de acolo, un lucru este absolut esențial pentru acele zile în care nu ești înlănțuit la tastatură: mesajul din afara funcției.
Acum, crearea mesajului perfect din afara funcției este o artă la fel de mult decât este o știință. Trebuie să fie profesionist, dar personalizabil, concis, dar informativ, răspicat și politicos. „Cheia este să clarificăm următoarele cinci lucruri”, spune Jane Scudder, o profesoară certificată de viață, de conducere și antrenor de carieră și profesor la școala de afaceri a Universității Loyola Chicago. "Când sunteți afară; când vă întoarceți; dacă verificați sau nu e-mailuri; dacă sunteți disponibil prin telefon sau nu; și pe cine să contactați în lipsa dvs." După aceea, ea spune: "Restul este doar stil!"
Având în vedere acest lucru, iată formatul recomandat, care ar funcționa pentru orice situație:
Mulțumesc pentru e-mail. Sunt OOO de miercuri, 15 noiembrie până vineri, 17 noiembrie fără acces la e-mail. Dacă acest lucru este urgent, vă rugăm să contactați la. În caz contrar, voi răspunde la toate mesajele când mă întorc .
După cum vedeți, nu trebuie să spuneți de ce sunteți afară; asta nu este treaba cuiva, ci a ta și, în funcție de circumstanțe, a șefului tău. Scudder este, de asemenea, sigur că notează disponibilitatea telefonului sau a e-mailului este de asemenea opțional, dar că este bine să „indici că veți verifica intermitent”. De asemenea, puteți observa că este „toate mesajele” și nu „mesajul dvs.”. În timp ce poate fi tentant să vă personalizați mesajul din afara funcției, folosind „toate mesajele”, veți primi destinatarului un memento subtil că, hei, analizați o mulțime de e-mailuri - poate dura un timp să răspundeți.
În cele din urmă, o notă despre date. Există un dezacord colocvial în ceea ce înseamnă intervalul de date din mesajul tău: A doua dată indică întoarcerea în ziua respectivă sau că este ultima zi în care vei ieși? În acest sens, Scudder este ferm: indică ultima zi în care vei fi afară.
Câteva reguli suplimentare trebuie să țineți cont: dacă timpul dvs. de pauză se întinde într-un weekend și veți reveni la primul lucru măcinat luni, nu este necesar să enumerați duminica precedentă pe mesajul dvs. din afara funcției; majoritatea oamenilor nu lucrează la sfârșit de săptămână, așa că vineri înainte este bine. Dar, dacă reveniți într-o zi mai târziu în săptămână, asigurați-vă că includeți weekendul în spațiul dvs. de timp, ca atare: de miercuri, 15 noiembrie până marți, 21 noiembrie .
Acum, că ați stăpânit să redactați un mesaj în afara funcției, citiți mai departe de ce ar trebui să luați în considerare să-l lăsați tot timpul - de la cineva care îl lasă permanent.
Pentru mai multe sfaturi despre trăirea vieții voastre cele mai bune, urmați-ne pe Facebook acum!
Ari Notis Ari este un editor principal, specializat în știri și cultură.