Din toate lucrurile care provoacă o cantitate ridicolă de stres în viață, e-mailul este cu siguranță un biggie. Și având în vedere faptul că un studiu a constatat că 28 la sută din săptămâna medie de lucru este cheltuită citind și răspunzând la e-mailuri, este cu siguranță ceva care merită să încercați să aflați cum să obțineți un control mai bun. Fie că este vorba de e-mailuri de seară târziu de la șeful tău, care te conduc până la perete sau doar cantitatea mare de e-mailuri care înfundă inbox-ul în general, iată 27 de moduri în care poți începe să fii un utilizator de e-mail fără stres. Și pentru mai multe modalități de a stăpâni această artă, suntem cu toții văzuți în fiecare zi, consultați cele 17 E-mail-uri Genius care vă vor îmbunătăți viața.
1 Abonează-te. Dezabonare. Dezabonare.
Shutterstock
Deja primiți o mulțime de e-mailuri de la persoane pe care le cunoașteți, așa că toate e-mailurile care vin din magazine, publicații online și din alte locuri aleatorii nu fac decât să vă îngroșeze chiar mai mult. Parcurgeți și dezabonați-vă în locurile care nu vă interesează. Și dacă există prea multe pentru a putea gestiona de unul singur, utilizați un serviciu precum Unroll.me care vă poate ajuta să vă scăpați inbox-ul de sute de abonamente stresante în câteva minute.
2 Rămâneți offline în timpul vacanței.
Vacanța înseamnă să nu fiți nevoit să auziți o singură solicitare din partea dvs., chiar și într-un e-mail. Atunci de ce mai verificați în timpul liber? A doua pe care o părăsiți pentru călătorie, porniți un mesaj din oficiu pentru oricine vă trimite ceva pe calea dvs. și nu îndrăzniți să vă gândiți la check-in. Sigur, managerii nu sunt tocmai cei mai buni în a oferi angajaților lor personal spațiu atunci când sunt în afara ceasului, dar aveți tot dreptul să vă bucurați de e-mailul liber și fără stres. Dezintoxicare digitală, iată. Și pentru modalități mai uimitoare de a profita la maxim de e-mail, consultați cele 15 modalități în care scrii e-mailuri greșite.
3 Mergeți cu pix și hârtie.
Shutterstock
Uneori, a fi un utilizator de e-mail lipsit de stres înseamnă a se îndepărta de tehnologie și a apuca stiloul și hârtia bună. Conform cercetărilor de la Harvard Business School, notarea unei „liste de răspunsuri” a ceea ce e-mailurile primite pe care trebuie să le adresați vă pot ajuta să treceți mai eficient prin ele. După ce v-ați făcut lista, răspundeți la ceea ce trebuie să răspundeți și uitați de restul.
4 Utilizați funcția „Răspuns inteligent” de la Gmail.
5 Limitați e-mailul la un dispozitiv.
În aceste zile, aveți acces la e-mailul dvs. oriunde v-ați transforma: laptopul, telefonul, tableta și ceasul inteligent (dacă, știți, aveți unul dintre acestea). Da, este o mulțime de notificări. Un sondaj de la Future Work Center a descoperit că cei care au primit e-mailuri pe dispozitivele lor aveau un nivel mai ridicat de stres - este doar o informație prea mare pentru ca o persoană să se ocupe și să rămână în continuare sănătos. În schimb, încercați să verificați doar e-mailul dvs. pe un singur dispozitiv, nu toate. Și pentru mai multe modalități de a stăpâni această artă de zi cu zi, nu ratați cele 15 e-mailuri de afaceri deschise la rece care vă separau.
6 Verificați doar e-mailul dvs. la anumite ore.
7 Și cu siguranță nu-l verificați dimineața sau noaptea.
Shutterstock
Tehnologia permite oamenilor să lucreze 24 de ore din 24, dacă doresc: nu trebuie să oprești niciodată . Cu siguranță este un lucru bun să păstrați părți din ziua dvs. fără e-mail. Potrivit oamenilor de la Centrul de lucru viitor, participanții la sondaj au spus că verificarea mesajelor lor dimineața sau mai târziu noaptea și-a crescut nivelul de stres. Și cum nu se poate? Vedeți lucruri care duc doar la o presiune mai mare din partea șefului, a cunoscuților și a tuturor celorlalți din viața voastră. Prin închidere, veți da în cele din urmă șansa de a energiza din nou.
8 Completați ultima dată câmpul „la”.
Shutterstock
De câte ori ați trimis un e-mail înainte de a fi gata să îl trimiteți? Sau ai realizat că ai greșit după atingerea acelui buton? După cum o poate atesta oricine, nu este un sentiment bun. Gmail are o caracteristică „Anulează” care vă permite, pentru o perioadă scurtă de timp, să „trimiteți” e-mailurile, dar există o modalitate ușoară de a evita orice greșeli în primul rând. Până când e-mailul este corectat și gata de a merge, lăsați câmpul „La” gol. Apoi, când sunteți gata să trimiteți, puteți să introduceți numele destinatarului și să primiți e-mailul dvs. fără să se întâmple ceva rău.
9 Nu lăsați e-mailul deschis toată ziua.
Dacă sunteți tipul de persoană care are întotdeauna e-mail-ul deschis și își distrage constant mesajele primite, opriți imediat acest obicei. Conform datelor sondajului de la Future Work Center, cei care își urmăresc e-mailul toată ziua au experimentat o presiune mai mare din partea e-mailurilor menționate. Așa că mențineți check-in-urile la minimum pentru a vă reduce stresul.
10 Treceți prin curierul de ordine în ordine.
Este obișnuit să parcurgi căsuța de e-mail în căutarea e-mailurilor cu prioritate mare la care să răspundă mai întâi, dar, în opinia scriitorului Brian Christian, asta va ajunge doar să fie un uriaș timp. În schimb, el spune să începi din partea de sus, apoi să-ți faci drumul în jos, decizând ce trebuie să răspunzi și ce nu până când nu vei ajunge până la capăt.
11 Setați o oprire dură.
Spunând că nu veți verifica e-mailul dvs. noaptea ar putea funcționa, dar știți ce funcționează și mai bine? Setarea unei perioade efective de întrerupere nu mai este permisă scanarea prin curier poștal. În loc să lăsați regula atât de deschisă, să aveți un moment exact pentru a vă opri și pentru a vă bucura de e-mailul de seară, face o diferență uriașă în nivelul de stres. Și pentru mai multe modalități de a distresa și de a elimina tehnologia, aflați cele 20 de moduri Genius de a ucide timpul fără un smartphone.
12 Notificări de tăcere.
Indiferent de câte ori ați setat să verificați e-mailul pe parcursul zilei, nu ar trebui să aveți niciodată aceste notificări. Să fim adevărați: văzând că acești pings apar, vă va stresa în mod incontestabil. Pur și simplu oprirea lor și păstrarea desktopului și a telefonului un pic mai liniștite face toată diferența în bunăstarea ta.
13 Păstrați curierul de curățenie curat și organizat.
Shutterstock
La fel cum ți-ai menține spațiul de lucru curat, vrei să îți păstrezi curierul de intrare și ordonat. Conform cercetărilor de la Universitatea din Michigan, o modalitate de a ajuta la gestionarea stresului prin e-mail este să profitați de unii dintre organizatorii interni disponibili pentru dvs. în căsuța de ieșire. Creați foldere pentru a vă organiza e-mailurile pe categorii, etichetați și acordați prioritate e-mailurilor și configurați filtre pentru a organiza e-mailurile pe măsură ce intră în căsuța de e-mail.
14 Nu citiți e-mailurile în weekend.
Dacă s-ar putea să nu simțiți că lucrați în weekend, dacă pur și simplu păstrați filele cu privire la ce e-mailuri vin, dar făcând asta, nu vă permiteți să vă închideți și să reorganizați cu adevărat pentru săptămâna viitoare. Dacă ispita este întotdeauna acolo, trebuie doar să ștergeți aplicația Gmail din telefonul dvs. vineri după muncă și să o puneți înapoi luni. (Timpurile disperate necesită măsuri disperate.) Sau, configurați un serviciu care vă întrerupe curierul de intrare.
15 Întrerupeți-vă inbox-ul.
Pentru a vă pune în pauză inbox-ul, utilizați un instrument precum Pachetul Inbox, care funcționează atât pentru Gmail, cât și pentru Outlook. Practic, oprește orice e-mail nou să vină până când decideți să le permiteți din nou. Indiferent dacă este în timpul zilei când încerci să te bucuri de weekend-uri, cu siguranță îți va oferi o anumită liniște sufletească.
16 Profitați de serviciile organizate prin e-mail.
Shutterstock
Dacă doar căutarea în căsuța de e-mail te face să te simți copleșit din cauza sutelor de e-mailuri nedeschise pe care încă nu le-ai trecut, folosiți un serviciu precum Sane Box. Vă ajută să vă curățați cu căsuța de e-mail și să organizați ce este acolo, punând e-mailuri importante în care le puteți vedea, trimitând e-mailuri distractive într-un folder pe care îl puteți vizualiza mai târziu și punând newslettere și abonamente toate într-un singur loc. Practic, va deveni BFF-ul tău de stres. Și pentru mai multe modalități de a obține sub arma de stres tehnologic, învață cele 20 de moduri de socializare socială ne stresează.
17 Sortează-ți inbox-ul prin aplicație.
Una dintre cele mai ușoare metode de a vă organiza inbox este să faceți acest lucru prin Sortd, care vă permite să prezentați totul cot la cot. Cu inbox-ul din stânga și listele de categorii din partea dreaptă, puteți trage e-mailurile în diferite secțiuni personalizabile - cum ar fi „de făcut” și „completat” - astfel încât să puteți obține o vizualizare mai puțin stresantă.
18 Nu dormi pe BCC.
Shutterstock
Ați fost vreodată prins într-o rețea de e-mailuri cu care vreți absolut nimic de a face? Uneori, dacă faceți o introducere între două persoane, ajungeți pe firul lor pe viață și continuați să obțineți ping-uri despre lucruri care nu vi se aplică. Dacă sunteți vreodată unul dintre oamenii aflați înapoi și înapoi, economisiți la a treia roată un pic de stres și mutați-i la BCC - „copia orbă a carbonului” - după introducere. Și dacă ești cel prins de nebunie, întreabă dacă celelalte persoane din grup te pot adăuga la BCC pentru a te feri de bucle.
19 Vorbeste cu seful tau.
Shutterstock
Dacă nu știi ce așteptări are șeful tău cu privire la răspunsurile la e-mailuri după ore, te stresează, ai o discuție cu ei despre ceea ce caută în timpii de răspuns, spun cercetătorii de la Michigan State University. Sperăm că aceștia apreciază echilibrul dintre viața profesională și nu vă așteptați să vă întoarceți la ei despre lucruri târziu noaptea sau în weekend, permițându-vă să vă relaxați complet atunci când sunteți fără serviciu. Și dacă doriți să vă asigurați că convo-ul va înota, pregătiți-vă dezgropându-vă în cele 15 zodii Your Boss Is a Psychopath.
20 Ia-ți o „vacanță prin e-mail”.
Uneori poate fi foarte greu să faci lucrurile doar știind că e-mailul tău este în așteptare pentru a-ți scana. Dacă aveți nevoie de timp neîntrerupt pentru a lucra la un proiect, spuneți-vă echipei dvs. că vă luați o vacanță prin e-mail - deconectându-vă jumătate de zi pentru a vă concentra și a vă duce la bun sfârșit munca - sugerați cercetătorilor de la Universitatea din Michigan.
21 Păstrați lucrurile organizate până la termen.
22 Folosiți regula de 3 secunde
Shutterstock
Nu, această regulă nu are nicio legătură cu mâncarea căzută pe podea. Potrivit lui John M. Grohol, Psy.D., oamenii pierd foarte mult timp încercând să-și dea seama ce să facă cu anumite e-mailuri. În schimb, acel proces nu ar trebui să dureze mai mult de trei secunde. Pentru a vă reduce nivelul de stres, decideți rapid dacă doriți să răspundeți, ștergeți, arhivați sau salvați un e-mail pentru mai târziu. Poate părea o decizie grăbită, dar te va ajuta să arunci mai rapid în căsuța de e-mail.
23 Folosiți funcția de programare.
Shutterstock
Uneori, când ceva nu este urgent, nu ai chef să faci e-mailuri înainte și înapoi imediat despre asta. În schimb, scapă de un pic de stres scriind-o și programând-o pentru a fi trimis câteva zile mai târziu, recomandă oameni de la Harvard Business School. În felul acesta, îl scoți de pe piept, dar mai ai ceva timp înainte să mai ai de a face cu el.
24 Schimbați e-mailurile „necitite” în „citit” în vrac
Shutterstock
După ce ați accesat un anumit număr de e-mailuri necitite, nu se mai întoarce: niciodată nu veți face drum prin toate și, cu toată sinceritatea, probabil că v-ați adresat deja celor care erau super importanți. Pentru a reduce stresul care apare din faptul că vedeți „3.478 de e-mailuri necitite” apar în fiecare zi, schimbați-le pentru a citi în volum. Fiecare sistem de e-mail este diferit, dar procesul este în general destul de ușor. (Puteți să le ștergeți în vrac, dar ar putea fi și mai stresant, știind că sunt doar… dispărute.)
25 Mențineți o diferență de muncă-personal.
Shutterstock
Este greu să păstrezi lucrurile drept atunci când ai mesaje și e-mailuri personale într-un singur loc. Potrivit expertei în productivitate, Paula Rizzo, de aceea ar trebui să încerci cel mai greu să le păstrezi separat. "În felul acesta veți fi în diferite moduri de gândire atunci când veți parcurge fiecare dintre ele. Este mult mai ușor să gestionați când știți tipurile de e-mailuri pe care le veți vedea înainte de a vă deschide mesaje primite. Acest lucru face ca prioritizarea să fie mult mai ușoară, " ea spune.
26 Nu ezitați să ignorați anumite e-mailuri.
Shutterstock
S-ar putea să te simți înfricoșător ignorând e-mailurile, dar crezi sau nu, nu trebuie să se răspundă la toate. Dacă o iei de la cercetătorii de la Harvard Business School, este o modalitate ușoară de a scăpa de stres: Dacă ceva este atât de important, este ceva care va apărea din nou.
27 Nu rezolva conflictele prin e-mail.
Îndepărtarea prin e-mail ar putea suna mult mai bine decât să faci asta față în față, dar nu se termină niciodată bine. Conform cercetărilor de la Universitatea din Michigan, este o idee proastă să rezolvi conflictele din căsuța de e-mail și nu îți va provoca decât mai mult stres. În schimb, fie întâlniți-vă personal sau chemați-i pentru a face lucrurile gestionate într-o manieră mai eficientă. Și pentru o mai bună înțelepciune de birou, aflați cele 60 de cele mai bune 60 de secunde de productivitate.
