Când vine vorba de e-mail, este posibil să credeți că știți tot ce trebuie de știut. La urma urmei, cei mai mulți dintre noi trimitem și primim în medie 121 de e-mailuri pe zi , potrivit firmei de cercetare de piață The Radicati Group. Dar, deși probabil că petreceți o bucată semnificativă din fiecare zi trudindu-vă în curierul de recepție, probabil că tot puteți învăța un lucru sau două. De fapt, există o mulțime de reguli de etichetă prin e-mail care te evită în mod regulat și multe alte persoane din lista ta de contacte. Vrei să fii sigur că ești politicos electronic? Iată cele 17 reguli de aur ale e-mailului pe care probabil nu le cunoșteai, dar trebuie să le cunoști.
1 Răspundeți la minutul în care primiți un e-mail, chiar dacă aveți nevoie de mai mult timp.
Shutterstock
Nimeni nu apreciază primirea unui răspuns la un e-mail săptămâni după ce l-au trimis. De fapt, un sondaj din anul 2018 realizat de firma de consultanță Toister Performance Solutions a dezvăluit că 41 la sută dintre oameni se așteptau la un răspuns prin e-mail de la colegii lor în mai puțin de o oră. (Începeți să redactați notele de scuză la departamentul dvs. de contabilitate acum!)
Desigur, unele răspunsuri prin e-mail vă solicită să vă răsfățați gândurile și să redactați un mesaj măsurat. În aceste cazuri, soluția este ușoară: răspundeți în câteva minute pentru a anunța expeditorul că ați primit mesajul său, dar aveți nevoie de ceva mai mult timp pentru a rezolva lucrurile. În acest fel, ei știu că le-ați luat în considerare e-mailul și nu le ignoră pur și simplu.
2 Folosiți „Răspundeți tuturor” cu precauție.
Shutterstock
Există o diferență crucială între opțiunile „Răspuns” și „Răspundeți la toate”. Și totuși, mulți utilizatori de e-mail din păcate nu realizează asta. În cazul în care sunteți unul dintre aceștia, știți că atunci când îl alegeți pe acesta din urmă, fiecare destinatar care a făcut CC pe mesajul original primește răspunsul dvs. și, mai des, nu trebuie să inundați căsuțele de e-mail ale tuturor.
Aceste mesaje inutile în masă sunt un astfel de flagel, există un termen colocvial pentru a le descrie: „Răspundeți la Allpocalypse”. Așadar, data viitoare răspundeți la un e-mail în masă, luați în considerare cine trebuie să citească cu adevărat răspunsul dvs.: întreaga companie sau doar expeditorul original?
3 Dacă doriți un răspuns de la cineva, nu le CC.
Shutterstock / Jacob Lund
Când înregistrați pe cineva pe un e-mail - ceea ce înseamnă că le „copiați carbon” - indică de obicei că doriți să le țineți cu bucle în conversație, dar nu căutați neapărat un răspuns de la ei. Și, după cum avertizează profesionistul Dannielle Walz, folosirea greșită a opțiunii CC poate duce la probleme de comunicare.
„Încadrându-i colegii în mai multe e-mailuri, ei pot începe să nu mai vadă e-mailurile ca fiind importante și le pot plasa direct într-un„ folder de referință ”sau„ citiți mai târziu ”, a scris ea într-o postare pe LinkedIn. "Acest lucru poate duce la pierderea informațiilor importante în viitor."
Așadar, dacă așteptați un răspuns de la cineva, puneți adresa de e-mail în câmpul „To” și folosiți funcția „CC” cu mod redus.
4 Înțelegeți când și când nu folosiți BCC.
Shutterstock
Câmpul BCC este și mai complicat, sustragând în mod constant chiar și cei mai experimentați utilizatori de e-mail. Dar haideți să o descompunem: BCC reprezintă „o copie orbă de carbon”, deci, deși este similar cu CC-ing, BCC-ing nu afișează e-mail-ul acelei persoane către alți destinatari, ceea ce înseamnă că nimeni altul din lanț nu va vedea că le-a inclus.
Atunci când este bine să folosești BCC? Revista Hillel Fuld of Inc. spune că este strict pentru e-mailuri în masă sau când cineva vă prezintă prin e-mail către altcineva.
"În orice alt caz, când trimiteți un e-mail cu cineva și BCC pe altcineva, sunteți necinstit - vă place sau nu", notează Fuld. "Sunteți prin e-mail pe persoana X și fără ca ei să știe, lăsați Persoana Y să ascundă conversația. Persoana X nu are idee că altcineva citește acest e-mail, atunci când, în realitate, l-ați trimis și altcuiva."
5 Folosiți semnele de exclamație cu ușurință.
Shutterstock
Este ușor să aruncați un semn de exclamare în e-mailurile dvs. aici și acolo, dar încercați să nu vă faceți un obicei. În timp ce sunt folosite istoric pentru a indica emoție, într-un e-mail, semnele de exclamare pot fi ușor confundate cu fonetism sau agresivitate pasivă.
„Utilizarea semnului de exclamație inutil în e-mail poate distruge cu ușurință sensul de bază al textului tău”, explică Anna Verasai pentru HR Digest . "Folosește-l doar atunci când trebuie să subliniezi ceva care este important. Gândește-te la modul în care cititorul tău ar putea interpreta mesajul atunci când l-a citit."
6 Fii prudent cu utilizarea umorului tău.
Shutterstock
Toată lumea adoră o glumă bună din când în când, dar pentru că tonul poate fi greșit atunci când nu corespunde personal, cel mai bine este să lăsați glumele din e-mailurile voastre. „Rezervați-vă umorul pentru un apel telefonic sau personal”, a scris profesorul de scriere în afaceri, David Silverman, în Harvard Business Review . „În acest fel, când există o tăcere uluită pe celălalt capăt al liniei sau în partea îndepărtată a mesei de conferințe, aș putea spune:„ Cred că poate nu vă dați seama cât de amuzant mă consider a fi, și, având în vedere asta, eu crede că mă voi opri acum. ""
Dar serios: Un studiu central din 2005 publicat în Journal of Personality and Social Psychology a dezvăluit că, în timp ce expeditorii au prezis că destinatarii lor ar putea descifra cu exactitate tonul lor 80 la sută din timp, destinatarii au putut efectiv să citească cu exactitate tonul de 56 la sută din timp.
7 Salt la argou.
Shutterstock
Odată cu creșterea mesajelor instantanee, formele scurtate ale limbii engleze au devenit mai utilizate pe scară largă - cum ar fi „u” pentru „dvs.” sau „doriți” în loc de „doriți”. Dar, la fel cum umorul nu se lipeste adesea atunci când vine vorba de e-mailuri, argoul este un alt tip similar. Conform unui sondaj OnePoll, 37 la sută dintre oameni au considerat că consumul de argou la locul de muncă este inacceptabil, iar 55 la sută au spus să sară „lol” atunci când vine vorba de e-mail.
8 Acordați atenție liniei subiectului.
Shutterstock
Liniile de subiecte sunt simple, dar necesare. Și din moment ce majoritatea e-mailurilor sunt citite pe dispozitivele mobile - 55 la sută, potrivit companiei de livrare prin e-mail Return Path - este important să le cuieți. Liniile de subiect scurt, concis și direct sunt cele mai bune. Scopul e-mailului dvs. ar trebui să fie clar menționat și ar trebui să-l limitați la cinci cuvinte sau mai puțin, deoarece dispozitivele mobile taie orice cuvinte după aceea.
9 Includeți o semnătură.
Shutterstock
Ai primit vreodată un e-mail de la cineva și te-ai întrebat: „De unde vine asta?”. Deși adresa expeditorului vă poate oferi câteva indicii despre cine sunt, uneori nu este suficient. O semnătură la sfârșitul e-mailului dvs. poate informa imediat destinatarul cine sunteți, ce faceți și cum vă pot contacta în continuare.
Oamenii de la agenția de marketing integrată Ocreative spun că având o casetă de semnătură prin e-mail este „ca și cum ai înmâna unei persoane o carte de vizită de fiecare dată când trimiteți un e-mail”. Dacă nu aveți încă unul, adăugați o semnătură care include numele complet, poziția, numărul de telefon, e-mailul, site-ul web și logo-ul afacerii.
10 Amintiți-vă la KISS (păstrați-l scurt și simplu).
Shutterstock
Metoda KISS este ceva ce majoritatea dintre noi au fost învățați în școala elementară, dar asta nu înseamnă că este mai puțin necesar mai târziu în viață. Boomerang, o aplicație de productivitate prin e-mail, a cercetat metodele cheie pentru a obține mai multe răspunsuri prin e-mail. Cea mai mare livrare a acestora? Cel mai bine este să scrii ca și când ai opt ani.
Cercetările lor au descoperit că e-mailurile scrise la un nivel de citire din clasa a treia aveau mai multe șanse de răspuns la 36% decât cele scrise la nivel de lectură la colegiu.
11 Atrageți atenția asupra atașamentelor.
Shutterstock
Fișierele atașate sunt uneori o parte necesară a procesului de e-mail, dar ar trebui să știți bine cum să le utilizați înainte de a atașa cu abandonul. În lanțurile lungi de e-mail, acestea pot trece uneori neobservate sau trecute cu vederea, iar atașările neașteptate tind să fie de asemenea deschise, deoarece destinatarii sunt feriți de virușii electronici.
Cea mai bună soluție este să vă sunați atașamentele în corpul de e-mail. Gramaticly spune că cel mai bun mod de a notifica destinatarul atașamentelor este să includeți un mesaj la sfârșitul e-mailului dvs. care spune ceva pe linia „Am atașat” sau „Vă rugăm să consultați atașat pentru mai multe detalii”.
12 Standardizați fontul.
Shutterstock
În timp ce te joci cu stiluri și culori de font poate fi distractiv, nu există loc pentru Comic Sans roz strălucitor în lumea profesională. După cum se dovedește, utilizarea fonturilor este extrem de importantă atunci când vine vorba de comunicarea digitală, potrivit lui Colin Wheildon, autorul Type & Layout: Comunică sau creezi doar forme frumoase? "Este posibil să aruncăm trei sferturi din cititorii noștri pur și simplu alegând tipul greșit", a spus el pentru scriitori și artiști americani.
Deci, la ce fonturi ar trebui să te lipești când vine vorba de e-mailuri? MageMail recomandă Georgia, Verdana, Times New Roman, MS Trebuchet sau Arial.
13 Dovedește totul.
Shutterstock
Când scrieți un e-mail, șansele sunt, veți face o greșeală; la urma urmei, ești doar om. Cu toate acestea, greșelile nu sunt adesea privite în trecut atunci când vine vorba de e-mailuri de lucru. Într-un sondaj gramatical format din aproape 2.000 de respondenți, 67 la sută au spus că nu este în regulă să efectueze dactilografii în e-mailuri, în timp ce doar 6% au considerat că este o greșeală acceptabilă.
14 Introduceți ultima adresă de e-mail.
Shutterstock
Cel mai simplu mod de a vă asigura că nu trimiteți un e-mail înainte de a fi gata sau înainte de a fi șters de orice dactilografiere? Așteptați până când totul este în formă de vârf înainte de a introduce adresa de e-mail a destinatarului. După cum știți, a face greșeli prin e-mail este una dintre cele mai ușoare modalități de a face impresia greșită.
„Nu este doar profesionalismul care este problema”, a declarat pentru Forbes Karen Kessler, președintele Evergreen Partners. "Ceea ce este în joc este reputația salariatului și a companiei sau organizației. Am văzut că deciziile de e-mail slabe duc la consecințe negative pentru angajat - concediere - și pentru organizație - litigii."
15 Și triplează-ți numele destinatarului.
Shutterstock
O mare greșeală pe care ar trebui să o evitați este să scrieți greșit numele destinatarului dvs., așa că asigurați-vă că faceți triplă verificare înainte de a trimite mesajul Mulți oameni văd actul de a scrie greșit un nume ca fiind leneș și neîncrezător, mai ales atunci când ortografia corectă se află pe adresa de e-mail. Ce ar trebui să faceți dacă faceți din greșeală această greșeală? Kathryn Shanley, proprietarul editiei My Red Pen, spune ca o scuza imediata este cheia pentru mentinerea credibilitatii tale.
16 Pentru afaceri profesionale, utilizați o adresă de e-mail profesională.
Shutterstock
În timp ce o adresă personală de e-mail este bine de utilizat atunci când corespunde cu prietenii sau familia, păstrați-o în afara domeniului profesional. Acest lucru este important mai ales într-o situație de consumator-vânzător. Un sondaj GoDaddy din 2016 pe 1.000 de americani a dezvăluit că 75 la sută consideră că deținerea unui e-mail profesional este un factor important în încrederea unei afaceri online, iar 33 la sută s-ar îndoia de legitimitatea unui vânzător dacă ar folosi o adresă personală de e-mail.
"Nu uitați niciodată o primă impresie, nici în viața reală, nici online", a declarat Steven Aldrich, directorul de produse al GoDaddy, într-o declarație. „Adesea prima dvs. interacțiune directă cu un client are loc prin e-mail, astfel că aspectul profesional în acest context este extrem de important."
17 Amintiți-vă că orice poate fi partajat.
Shutterstock
Fie că este vorba de redirecționare, BCC sau pur și simplu de interfațarea telefonului pe fața cuiva, este important să vă amintiți că orice scrieți într-un e-mail pot fi văzute de altcineva decât de destinatarul. Prin urmare, toate comunicările dvs. electronice ar trebui să fie profesionale și fără riscuri. La urma urmei, e-mailurile pot fi chiar admisibile în instanță, așa că este mai bine să nu trimiteți niciodată nimic care ar putea fi folosit împotriva dvs. ulterior. Și pentru mai multe modalități de a vă îmbunătăți viața de muncă, consultați cele 25 de trucuri Genius pentru a lucra mai inteligent și nu mai greu.
Pentru a descoperi mai multe secrete uimitoare despre trăirea vieții tale cele mai bune, faceți clic aici pentru a ne urma pe Instagram!
Kali Coleman Kali este redactor asistent la Best Life.