Șase puncte-trei. Așa câte ore, potrivit unui studiu recent comandat de gigantul tehnologic Adobe, americanii petrec, în medie, să răspundă la e-mailuri în fiecare zi. Pune o altă modalitate: îți petreci o treime întreagă din viața de trezire lipit de căsuța de e-mail, răspunzând la subiectele care, sincer, ar putea fi spălate într-un chat IRL de cinci minute. Ceva trebuie să dea.
Din fericire, obținerea a ceva de oferit este, în multe cazuri, la fel de ușor ca lovirea unui buton. Implementând o serie de tactici încercate și adevărate, vă puteți reduce orele petrecute pe e-mail până la nimic. Gândiți-vă doar: cât timp ați economisi dacă nu ați mai fi nevoie să descărcați manual o atașare din nou? Sau dacă ați putea să retrageți un e-mail trimis în grabă din eter, economisindu-vă timpul (și panica!) Petrecut în redactarea unui e-mail „Îmi pare rău, nu am vrut să trimit acel email”?
Da, tot acest jujitsu pe internet este posibil. Am împărțit împreună cele 17 cele mai bune programe de e-mail pentru economisirea timpului, care îmbunătățesc viața, îmbunătățind eficiența. Așa că citește mai departe, pentru că acea primă cură de e-mail așteaptă zero. Și pentru mai multe modalități de a profita la maxim de 6, 3 ore, nu ratați 15 e-mailuri de afaceri deschise la rece care vă separau.
1 Dezabonați-vă masiv.
Shutterstock
Este un pariu bun că inbox-ul dvs. este la fel de aglomerat ca un cămin senior în finale. Este un pariu bun, de asemenea, faptul că cea mai mare parte a acestui dezordine se datorează e-mailurilor zilnice sau săptămânale de la comercianți cu amănuntul, organizații și alte buletine informative pe care le-ați înscris de-a lungul anilor. Folosind Unroll.me, puteți urmări toate listele la care vă aflați și să vă dezabonați de la orice de la care nu mai doriți să primiți informații. De fapt, un editor Best Life a putut folosi Unroll.me pentru a identifica cele 135 de abonamente. Câți vei participa? Și câți ai putea să faci fără?
2 Activați comenzile rapide de la tastatură.
Shutterstock
Cu toții cunoaștem comenzile rapide de la tastatură. (Comanda- A : selectați toate. Comanda- C : copie. Comanda- P : paste. Etc.) Dar utilizatorii Gmail au posibilitatea de a activa un set avansat de comenzi rapide. În primul rând, accesați setările. Faceți clic pe fila generală. La jumătatea drumului, veți vedea o opțiune de comenzi rapide de la tastatură, oprită în mod implicit. Activați-o și veți avea acces la aceste taste simple:
- C : începeți un mesaj nou
- Shift- C : începeți un mesaj nou într-o fereastră nouă
- D : începeți un mesaj nou într-o nouă filă
- F : transmiteți un mesaj
- #: ștergeți un mesaj
- Shift- I : marchează un mesaj ca citit
- Shift- U : marcați un mesaj ca necitit
- Comanda- S : salvați un mesaj
3 Și apoi automatizați-le.
Shutterstock
Dacă întâmpinați probleme la memorarea acestui compendiu de comenzi rapide de la tastatură, Keyrocket, un plug-in Google Chrome, vă va aminti pe măsură ce tastați. (Desigur, non-invaziv.) Și pentru mai multe modalități de a deveni o mașină de productivitate, învață cele 15 modalități de a-ți dubla productivitatea în jumătate din timp.
4 Utilizați hashtag-uri.
Da, într-adevăr, instrumentul de organizare a semnăturilor de social media funcționează și pentru e-mail. Aruncați un hashtag sau două la sfârșitul semnăturii dvs. - partea de e-mail care este în general tăiată, astfel încât destinatarii să nu vadă și să nu judece eticheta dvs. "#workhardplayhard" - pentru căutare ușoară. Introduceți hashtag-ul în câmpul de căutare din partea de sus a căsuței de e-mail și veți afișa fiecare e-mail codat cu acesta.
5 Activați opțiunea „trimite”.
Shutterstock
Am fost cu toții acolo: redactați un e-mail, îl trimiteți în eter și imediat vă dați seama, nu, mesajul respectiv nu era pregătit să-l trimită. Se dovedește că vă puteți readuce mesajele de la margine, instalând o întârziere utilă. Pe Gmail, de exemplu, accesați setări, apoi general. Veți găsi butonul de anulare ca a cincea opțiune. Porniți-l. Puteți selecta dintr-un meniu derulant la intervale de 10 secunde; vor dicta cât timp aveți înainte ca mesajul dvs. să fie trimis pe bune.
6 Setați această caracteristică la 10 secunde.
Shutterstock
Un sfat: dacă utilizați e-mailul ca serviciu de mesagerie instantaneu de facto, vă recomandăm să setați butonul de anulare la 10 secunde. În acest fel, răspunsurile dvs. nu vor fi trimise cu o întârziere de jumătate de minut. Nu, 30 de secunde nu sună prea mult, dar hai să o spunem așa: dacă serviciul dvs. de alegere IM (Slack, GChat, Facebook Messenger - orice!) A ținut fiecare mesaj de ieșire timp îndelungat, contactele dvs. vor crește rapid.
7 Sau pur și simplu completați câmpul „la”.
Shutterstock
Este un obicei bun de adoptat, oameni buni. (Vezi cele două diapozitive anterioare.)
8 Folosiți acest semn off.
„Pentru un e-mail care începe cu o salutare a„ salut ”sau„ salut ”, o închidere de genul„ cel mai bun ”ar fi consecventă”, spune Patricia Napier-Fitzpatrick, fondatoare și președinte al The Etiquette School of New York. „„ Cel mai bun, deși este uzat excesiv, este una dintre cele mai sigure închideri în general, deoarece este neofensiv și universal adecvat ”. Așa este: În ciuda folosirii sale rampante, „Cel mai bun” este cel mai bun mod de a-ți semna e-mailurile.
9 Și această semnătură de e-mail.
Când sunteți pe drum, cel puțin, veți dori să renunțați la fraze enervante, de tip cutesy („Vă rugăm să iertați orice dactilografie.„ „Trimise de la procesorul meu de 1.21 gigawatt.” „Trimis de pe iPhone-ul meu - vă rugăm să luați în considerare mediul înainte de imprimare ") în loc de ceva simplu, elegant, direct la punct:„ Trimis de la drum. " Potrivit lui Ben Dattner, un antrenor executiv, verifică toate aceste cutii, evocând totodată o atmosferă Kerouac-esque. Mic este de mirare că este singura semnătură de e-mail a tuturor utilizatorilor.
10 Și acest mesaj în afara funcției.
Potrivit lui Jane Scudder, profesoară la școala de afaceri a Universității Loyala din Chicago, atunci când completezi un mesaj în afara funcției, acesta este formatul pe care ar trebui să-l prezinți:
Mulțumesc pentru e-mail. Sunt OOO de marți, 12 iunie până vineri, 15 iunie fără acces la e-mail. Dacă acest lucru este urgent, vă rugăm să contactați la. În caz contrar, voi răspunde la toate mesajele când mă întorc .
Pentru detalii la nivel de nitpick, cum ar fi dacă încheiați mesajul în ultima zi sau prima zi înapoi - sau dacă includeți un număr de telefon nu - consultați doar ghidul nostru extrem de complet.
11 Modificați densitatea afișajului.
Utilizatorii Gmail pot alege dintre trei densități diferite de afișare pentru inbox: confortabil, confortabil și compact. Densitatea afișajului nu afectează nimic altceva decât cât spațiu alb există între fiecare mesaj din afișajul dvs. primite. Este puțin mai mult decât o chestiune de preferințe, dar gândiți-vă la termeni, bine, la un termen de hârtie. Confortabil este ca distanța dublă, cu spațiu confortabil, cu o singură linie, iar compactul este asemănător distanțării pe jumătate.
12 Nu uitați să arhivați.
Shutterstock
Puteți elimina e-mailurile din căsuța de e-mail fără a fi nevoie să le eliminați total din existență prin folderul coș de gunoi. Prin „arhivarea” mesajelor individuale, acestea vor rămâne imediat ascunse din căsuța de e-mail și din toate folderele. Dar puteți să le urmăriți, dacă este necesar, prin funcția de căutare. Pe Gmail, puteți arhiva instantaneu mesajele după deschiderea acestora făcând clic pe micul „x” care apare lângă linia subiectului.
13 Urmați regula celor două minute.
Shutterstock
Campionată de experți în materie de productivitate de toate dungi, regula de două minute este o modalitate sigură de a combate stresul legat de e-mail. Iată cum funcționează: dacă puteți să răspundeți și să uitați de un e-mail în două minute sau mai puțin, abordați-l imediat. Dacă nu, aruncați-o deoparte pentru mai târziu.
14 Alegeți răspunsurile la e-mail.
Pentru a reduce timpul pe care îl petreceți lipit pe ecran, prinse în schimburile de retragere și întoarcere a minții, desemnați orele din ziua voastră ca perioade de „răspuns la e-mail”. (Poate este o oră dimineața și 90 de minute după-amiaza. Poate sunt trei ore după prânz. Orice funcționează pentru tine!) Apoi, răspundeți doar la e-mailuri în aceste perioade de timp - și niciodată în afara lor.
15 Puneți-vă e-mailurile la 140 de caractere.
Da, la fel ca un Tweet (sau cel puțin un Tweet înainte de revoluția de 280). După cum a indicat Andrew Torba, CEO-ul Gab, rețeaua de socializare într-o postare medie, cel mai bine este să vă păstrați e-mailurile cât mai scurt. "Aș dori să vă ajut să rezolvați problema X. Eu am recomandat Y și Z să ne conectăm. Sunteți liber să discutați?" Nu este nevoie de saluturi florale.
16 Setați fișierele atașate la descărcare automată.
Shutterstock
Dacă This, Then That (IFTTT), o aplicație de optimizare a e-mailului, vă poate ajuta să setați un anumit „limbaj”, ca să zic așa, asta va decupa o grămadă de slogan de tip intermediar. De exemplu: dacă un e-mail de intrare are un atașament, IFTTT îl va descărca automat pe Drive Google.
17 Nu răspundeți la e-mailuri după ore.
Nu este un secret că americanii sunt suprasolicitați - și, după cum a dezvăluit studiul Adobe, o mare parte din acea suprasolicitare provine din e-mailuri dese. De aceea, la începutul acestui an, membrii consiliului orașului New York au introdus un proiect de lege care ar face ilegal pentru companii să solicite angajaților să verifice e-mailurile după ore. (Este inspirat de legea în vigoare actuală în Franța, în care companiile cu personal mai mare de 50 de ani trebuie să stabilească linii directoare stricte cu privire la munca după ore, sau altfel se confruntă cu sancțiuni financiare.)
Ari Notis Ari este un editor principal, specializat în știri și cultură.