Potrivit unui studiu realizat de Workfront, un furnizor de management bazat pe cloud, angajatul mediu din SUA are 199 de e-mailuri necitite sau ne-deschise în căsuța de e-mail în orice moment. Dacă această cifră sună ridicat, aveți noroc și dacă sună scăzut, s-ar putea să fie timpul să oferiți stilului dvs. de comunicare o revizuire minuțioasă. Mai important, însă, nu trebuie să fie așa. În timp ce e-mailul a devenit acum sinonim cu ceva copleșitor, consumator de timp și obositor, nu este prea târziu pentru a fi la curent cu facturarea sa ca un mijloc rapid, simplu și nedureros de a comunica unii cu alții.
Cheia gestionării căsuței de e-mail - împreună cu vigilența - este cunoașterea trucurilor comerțului. Cert este că există o serie întreagă de instrumente de tot felul care au fost dezvoltate de-a lungul anilor de către persoanele care s-au bucurat de e-mail-uri care încearcă să încerce să-și bată drumul de sub poștele lor necitite. Dar înainte de a vă putea folosi de aceste trucuri - devenind o centură neagră pentru inbox - trebuie să învățați ce sunt. Așadar, fără mai multe detalii, am rotunjit 17 dintre cele mai obraznice, fără prostii și foarte multe trucuri necesare pentru a ajuta la rezolvarea sălbăticiei din curierul dumneavoastră.
1 Joacă Jocul de e-mail.
Shutterstock
Jocul prin e-mail este un joc online care - după ce ați fost conectat în contul dvs. de e-mail - face ca gestionarea inboxului dvs. să fie distractivă. În mod esențial, parcurge e-mailurile dvs., solicitându-vă să luați măsuri pentru fiecare în timp ce face clic pe cronometru, păstrând scorul în funcție de numărul de e-mailuri pe care le răspundeți imediat față de eliminarea ulterioară. Deși jocul poate fi întrerupt, permițându-vă să ajungeți la e-mailurile dvs. într-o manieră mai senină, este o modalitate excelentă de a pune puțin entuziasm - și concurență - într-o sarcină altfel uscată.
2 Streamline cu Sortd.
Shutterstock
Ați dorit vreodată contul dvs. de e-mail să fie mai inteligent? Ei bine, Sortd este cam așa. Pe lângă plasarea conturilor dvs. de e-mail într-o pagină web mai prietenoasă, include și funcții care vă ajută să vă mențineți la maxim volumul de muncă. Acestea includ mementouri, widget-uri care vă ajută să vă eficientizați lista de activități și chiar o caracteristică de urmărire care vă permite să vedeți când mesajele dvs. au fost deschise. De asemenea, vă permite să vă împărtășiți cu ușurință în cadrul unui grup, făcând mai fluide proiectele echipei.
3 Integrați adresele dvs. de e-mail.
Shutterstock
Vreți vreodată să diversificați conturile de e-mail - crearea unui cont social, de afaceri și personal, de exemplu - dar vă faceți griji că, în acest fel, va face schimbarea între ei încă o sarcină frustrantă de abordat? Nu esti singur. Din fericire, Shift, o aplicație gratuită care poate fi descărcată, vă permite să integrați toate adresele dvs. de e-mail într-o fereastră elegantă, ușoară pe ochi, făcând comutarea între ele la fel de ușoară precum clicul trackpad-ului. Ca bonus, integrează, de asemenea, funcționalitatea de căutare, ceea ce înseamnă că poți analiza întreaga operație de comunicare deodată - în special pentru acele comunicări care se află la granița de afaceri și personale.
4 Deconectați deconectarea.
Shutterstock
În primele zile ale e-mailului, formularul a fost tratat la fel ca o scrisoare fizică și a inclus un salut, un mesaj și un semn off. Cu toate acestea, acum când toată lumea a fost inundată de e-mailuri într-un mod care cu siguranță nu ar fi posibil cu e-mailurile fizice, regulile s-au schimbat.
Pentru unul singur, nu mai este nevoie să fie deconectat. Ele pot fi utilizate în continuare pentru mai multe comunicări formale și atunci când vă prezentați, dar, în caz contrar, nu este necesar să vă luați timpul pentru a decide între „Cel mai bun” și „În mod cald”. Pe scurt, am trecut.
5 Sortează-ți mesajele după prioritate.
Shutterstock
SaneBox este o altă componentă de software utilă, care, deși nu este gratuită (planurile încep de la 59 USD pe an), ar putea merita. În esență, vă permite să sortați e-mailurile în funcție de urgența lor, inclusiv „acum”, „mai târziu” și, pentru acele note care nu trebuie să vadă niciodată lumina zilei, „gaura neagră”.
6 Implementați metoda OHIO.
7 Păstrează-l concis.
Doriți să vă extrageți e-mailurile mai repede? Încercați să vă limitați la un număr fix de cuvinte din răspunsul dvs. În timp ce acest lucru se poate simți agitat la început, cu atât mai puține cuvinte folosești în comunicările tale, cu atât vei avea mai mult timp pe mâini. Cu toate acestea, nu vă încurajați impulsul de a arunca cuvinte de tipul „poate” și „cred” pentru a înmuia ceea ce ar putea părea un limbaj scurt la început - acest lucru vă poate face să păreați mai puțin autoritar.
8 Salvați șabloane de mesaje.
9 Goliți-vă gunoiul la sfârșitul fiecărei zile.
Shutterstock
Golirea coșului de gunoi poate fi stresantă - la urma urmei, odată dispărută, a dispărut bine. Cu toate acestea, dacă un e-mail este într-adevăr urgent și îl trageți din greșeală, nu faceți nicio greșeală: persoana care încearcă să ia legătura îl va trimite din nou.
Mai bine, golirea coșului de gunoi la sfârșitul zilei vă ajută să vă asigurați că e-mailul dvs. este frumos și gol atunci când îl verificați dimineața și puteți reduce înfricoșarea pe care o simți când deschideți acea primire la începutul zilei.
10 Utilizați un indicator de sfârșit al mesajului.
Punerea EOM la sfârșitul unei linii de subiect - „sfârșitul mesajului” - spune persoanei că mesajul nu trebuie deschis: informațiile necesare au fost deja transmise. Este o economie de timp excelentă când un e-mail este utilizat doar ca memento. Folosește-l și încurajează-i și pe ceilalți. Nu trebuie să deschideți un e-mail poate să nu pară un economisitor de timp imens, dar se adaugă.
11 Ștergeți mesajele pe care nu le veți citi mai întâi.
Înainte de a deschide chiar ceva, ștergeți acele e-mailuri care, evident, nu merită timp. Și având în vedere că până la 45 la sută din toate e-mailurile sunt spam, dar nu neapărat faceți-l în folderul dvs. de spam, este cu siguranță demn de a renunța la o parte din acest dezordine. Ștergând o parte din perie, veți face ca restul sarcinilor dvs. de e-mail să se simtă puțin mai stresant. Și când vine vorba de stres, fiecare bit reduce numărul.
12 Creează dosare de fișiere care se potrivesc.
Shutterstock
Majoritatea adreselor de e-mail sunt preîncărcate cu câteva foldere - inbox, coș de gunoi, arhivate, etc., și uneori chiar și cu câteva de specialitate, cum ar fi călătorii, personale sau de afaceri. Deși acestea sunt un loc minunat pentru a începe când vine vorba de organizarea prin e-mail, ele nu ar trebui să fie singurele pe care te bazezi pentru a-ți menține mesajele organizate. În timp ce puteți utiliza în continuare folderele preexistente, asigurați-vă că adăugați propriile dvs. pentru a vă ajuta să eficientizați căutările. Realizați foldere pentru comunicații personale, contacte de PR sau chiar mesaje de la școala copiilor dvs. și puteți păstra informațiile importante pe care le conțin fără a lăsa acele mesaje să vă blocheze inbox.
13 Setați mementouri.
Shutterstock
Boomerang este o altă aplicație care poate fi descărcată care poate fluidiza acea primire blocată în cel mai scurt timp. Inițial cunoscut sub numele de Baydin, noul nume este mai potrivit pentru funcția sa: permite utilizatorilor să arunce e-mailurile la vedere, doar pentru a le reveni când aveți nevoie de ele. Aplicația gratuită va trimite mesaje în numele dvs. la date specificate - să spunem, pentru memento-uri săptămânale sau facturi lunare - și poate elimina mesajele din căsuța de e-mail până când acestea trebuie tratate. În plus, vă poate reaminti să urmăriți mesajele pe care le-ați trimis deja.
14 Folosiți scurtături personalizate și răspunsuri în conserve.
Shutterstock
Nu se poate nega faptul că răspunsurile conserve pot suna robotizate. Un răspuns în conserve, care este personalizat, poate fi însă un instrument de economisire a timpului care nu sacrifică personalitatea ta. Respectați comunicările anterioare pentru a vedea ce fraze utilizați cel mai mult și creați un document al acestora pentru a vă economisi timp. De fapt, pentru utilizatorii Gmail, această funcționalitate este încorporată chiar - programul de poștă poate aminti frazele pe care le utilizați cel mai frecvent în mesajele dvs. și vă permite să le introduceți doar apăsând tasta Tab.
15 Ștergeți după redirecționare.
Shutterstock
Uneori primim e-mailuri care nu ar trebui să ni se adreseze în primul rând. Poate este pentru altcineva din companie sau pentru colegul de cameră care plătește facturile la electricitate. Oricum, trebuie să fie în fața globilor oculari ai altora, nu ai noștri. În loc să pur și simplu să redirecționați și să uitați, ștergeți întregul lanț după ce treceți toate informațiile pertinente. Nu este treaba ta, deci de ce ar trebui să ocupe loc în căsuța de e-mail?
16 Utilizați funcția de arhivă.
Shutterstock
Dacă e-mailul dvs. este deja cântărit cu exces de mesaje, un prim pas bun este să faceți scufundări și să ștergeți totul. De cele mai multe ori, probabil, nu vei face față niciodată, iar persoana care aștepta un răspuns a uitat probabil. Dacă nu te poți apropia să faci mișcarea, arhivează-o - este mai bine decât nimic și te va aduce cu un pas mai aproape de miticul „inbox zero”.
17 Abonați-vă la lucrurile pe care nu le citiți.
Shutterstock
Ați abonat vreodată la un buletin informativ - sau la un alt mesaj de e-mail obișnuit - doar pentru a vă îndrăgosti de acesta, dar continuați să primiți mesaje care nu fac decât să se dezlănțuie în partea de jos a căsuței de e-mail? Ați făcut vreodată 10, 20 sau, nu știu, de 200 de ori? Dacă da, ești în companie bună. Poate tocmai de aceea, aplicația gratuită, Unroll.me, a prins un asemenea punct pe piață. După descărcare, algoritmul Unroll.me reunește toate abonamentele de e-mail, permițând sortarea și / sau dezabonarea ușoară. În plus, caracteristica lor „Rollup” oferă un format frumos pentru peruzarea buletinelor informative importante pe care le doriți. De asemenea, este nelimitată: serviciul este disponibil pe toate dispozitivele.
Pentru a descoperi mai multe secrete uimitoare despre trăirea vieții tale cele mai bune, faceți clic aici pentru a ne urma pe Instagram!
