În ceea ce privește comunicatele din era digitală, niciunul nu împărtășește ubicuitatea unui e-mail bun, de modă veche. Toți participă la e-mail. De fapt, potrivit datelor culese de The Radicati Group, o firmă de cercetare de piață centrată pe tehnologie, colectăm aproape 270 de miliarde de e-mailuri pe zi . Scrierea de e-mailuri este o parte atât de dură, cuptoră în viața de zi cu zi, încât, cum ar fi mersul, vorbirea și respirația, ar trebui să fie a doua natură pentru toată lumea. Cu alte cuvinte, nu există nicio scuză pentru redactarea incorectă a unui e-mail.
Și totuși, multe e-mailuri sunt pline de erori. (Aș paria că, dintre cele 270 de miliarde, un total de 260 de miliarde intră în această categorie.) Linii de subiecte minunate, saluturi neplăcute, alegeri de fonturi necorespunzătoare - oh și nici măcar nu mă pornești pe dublul spațiu ( sau cratima dublă). Da, există o mulțime de lucruri pe care le puteți descoperi în procesul de scriere prin e-mail. Aici, veți găsi cei mai frecventi infractori și veți învăța cum să-i remediați. Acolo unde nu existau nici o scuză înainte, acum nu există nicio scuză. Și pentru sfaturi mai uimitoare despre viața de birou, aflați cele 25 de moduri Genius de a cuceri Office Burnout.
1 Te semnezi cu orice altceva, dar „cel mai bun”.
Shutterstock
Cu stima Mulțumesc . Tot ce e mai bun . Sau pur și simplu nimic deloc. Există nenumărate înregistrări prin e-mail pentru a alege. Dar folosind multe dintre cele obișnuite, precum cele patru, riscați să ieșiți ca fiind prea formale, prea reci, prea faux-sincere sau, respectiv, prea îndepărtate (respectiv). Joacă-l în siguranță, lipind de cel mai bine testat timp. Potrivit Patricia Napier-Fitzpatrick, funcționează pentru orice situație și se află chiar în centrul diagramei Venn formal-informale. Pe scurt, este cel mai bun pariu.
2 Utilizați cuvinte străine în lanțuri.
Odată ce începe o conversație, nu este nevoie de salut, dragă sau mulțumire sau cel mai bun lucru . (În mod dublu, dacă lucrați într-un birou strâns, unde conversația este mai mult decât o necesitate de răcire a apei.) Salutările și valedicțiile nu fac decât să vă aglomereze e-mailul și să întrerupă fluxul de conversație. Începeți fiecare lanț cu ele, cu siguranță, dar ștergeți-le cât mai repede.
3 Veți merge mult peste numărul de cuvinte.
Shutterstock
Conform unui studiu realizat pe 40 de milioane de e-mailuri de afaceri, realizat de oamenii de la Boomerang, aplicația pentru productivitate, există o lungime perfectă până la e-mailurile de vânzare. Pentru eficiență maximă, asigurați-vă că e-mailul dvs. nu este mai mic de 50 de cuvinte și nu mai mult de 125. (Da, asta include cele patru până la șase cuvinte pe care le utilizați pentru hi și bye s.) Și pentru mai multe modalități de a stăpâni arta electronică mesagerie, aflați cele 17 E-mail-uri Genius care vă vor îmbunătăți viața.
4 Aveți o distanță dublă.
Shutterstock
Pentru a îmbătrâni instantaneu, puneți două spații la sfârșitul fiecărei propoziții. Spațiul dublu - o practică pe care o veți vedea în aceste zile doar în e-mailuri de la avocați, medici și bunici - a luat naștere ca un mandat de tipar în secolul al XIX-lea. În acele zile, cerneala s-ar putea macina, iar perioadele s-ar putea să nu ajungă până la rularea finală. Spațiul suplimentar a servit ca o pernă de claritate, ca să spunem așa, pentru a se asigura că un cititor ar ști, cu siguranță, că o propoziție s-a terminat.
O epocă funcțională digitală nu are nevoie de spațiul dublu. De fapt, editurile, ziarele și revistele au eliminat treptat practica dublei distanțe în anii 1940 , după apariția IBM Executive, o mașină de scris de top. Oameni buni, este 2018. Ar trebui să-ți distanțezi propozițiile. Acest.
Nu. Ca. Acest.
5 Ești dublu cratime.
Shutterstock
Em-dash-ul (unul dintre acestea: -) este ceea ce încercați să faceți. Atingeți tastele Shift, Alt și cratima (aceasta: -) în același timp.
6 Utilizați semnătura greșită pentru mobil.
Cu siguranță, ați văzut câteva semnături de e-mail demne de încredere, cele mai multe dintre ele tind să provină din mulțimea care lucrează mereu. („Trimis de pe mobil. Vă rugăm să iertați orice tipi”, este un clasic.) Nu faceți aceleași capcane. Dacă lansați un e-mail de pe drum, spuneți asta - literal. Potrivit lui Ben Dattner, antrenor executiv, cea mai bună semnătura de e-mail mobil pe care o puteți avea este la fel de simplă ca: „Trimis de la drum”. Este clar, eficient și chiar vine cu bonusul suplimentar de a evoca un aer de nonchalance asemănător lui Kerouac.
7 Ai greșit copierea.
Shutterstock
Dacă copiați text dintr-o sursă externă - un document Word sau o foaie de calcul Excel, spuneți - veți dori să ștergeți orice formatare înainte de a efectua trimiterea . În caz contrar, textul tău va apărea în căsuța de e-mail a destinatarului. Pentru a șterge formatarea, dacă sunteți unul dintre miliardele de utilizatori Gmail, evidențiați textul de care aveți nevoie, și apăsați mica casetă „TX”. Vei descoperi asta în partea dreaptă a barei de instrumente cu opțiuni de formatare. (Acesta este butonul care arată astfel: A. )
8 Cu siguranță, scrieți mesaje OOO greșite.
După cum sfătuiește Jane Scudder, profesoară la școala de afaceri a Universității Loyala din Chicago, trebuie să urmezi un singur format în momentul în care redactezi un mesaj în afara funcției:
Mulțumesc pentru e-mail. Sunt OOO de marți, 12 iunie până vineri, 15 iunie fără acces la e-mail. Dacă acest lucru este urgent, vă rugăm să contactați la. În caz contrar, voi răspunde la toate mesajele când mă întorc .
Pentru detalii la nivel de nitpick, cum ar fi dacă încheiați mesajul în ultima zi sau prima zi înapoi - sau dacă includeți un număr de telefon nu - consultați doar ghidul nostru extrem de complet.
9 Încerci atașamente.
Shutterstock
Nu glisați și nu aruncați atașamentele de imagine într-un e-mail. În timpul procesului, puteți avea dimensiunile sau dimensiunea fișierului imaginii, ceea ce înseamnă că destinatarul dvs. ar putea primi o versiune mai mică (urâtă și pixelată) a fotografiei. În schimb, direcționați-vă către pictograma clipului de hârtie din e-mailul dvs. și găsiți și încărcați fișierul în acest fel.
10 Nu sunteți hyperlink.
Aruncarea adreselor URL într-un corp e-mail este urâtă, greoaie și, mai ales, ușor de remediat. Doar evidențiați textul pe care îl doriți hiperligat, apăsați pe comanda K și lipiți URL-ul în câmpul care apare. Apoi, textul dvs. va arăta astfel.
11 Folosești prea multe perioade.
Limbajul evoluează în timp - dar nu mă refer doar la cuvinte cu semnificații mercurice sau la fraze tranzitorii care s-au pierdut în istorie. Punctuația se schimbă și ea. Luati perioada, de exemplu. Timp de secole, a semnificat că o sentință s-a terminat și nimic altceva. Era complet lipsit de orice substanță sau emoție dincolo de asta.
Însă în aceste zile, după cum au remarcat cercetătorii de la universitățile Binghamton și Rutgers, încheierea unei propoziții într-o perioadă poate să vină ca, în cel mai bun caz, curată sau, în cel mai rău caz, furios. (Deși nu aveți nevoie de știință care să vă spună că fiecare „E bine” sau „Nu” pe care îl primiți se simte ca un punct de vedere.) Deci, dacă nu este un e-mail formal, minimizați-vă perioada de utilizare. Utilizați punctuația mai puțin dură - em-liniuțe, elipsuri, virgule, coloane și virgulă - pentru a alinia gândurile.
12 Faci subiectele greșite.
Shutterstock
Majoritatea caselor de e-mail de pe desktop au tăiat afișarea liniei de subiect la 60 de caractere. Cu toate acestea, pe smartphone-uri, afișajul este întrerupt cu un număr de caractere de până la 25, în funcție de dispozitiv. (Ecranele mai mari, precum cele de pe iPhone 8 Plus, vor apărea până la 30 de caractere.) Pentru a vă asigura că întreaga linie a subiectului este citită, păstrați lucrurile scurte și dulci. Oh, și nu uitați să o completați. Puține lucruri sunt mai circumspecte decât primirea unui e-mail „(fără subiect)” de la un străin.
13 Folosești fontul greșit.
Shutterstock
Helvetica este banală. Times New Roman este ascultător. Comic Sans este….just, nu. Când redactați e-mailuri, rămâneți la baza: Sans Serif. Este nefavorabil și ușor de citit. În plus, fontul este redat pe fiecare browser web, astfel încât mesajul dvs. va fi transmis conform destinației, cu toate stilizările fontului intacte (italice, cu caractere aldine, subliniate - acel lucru), destinatarului.
14 Transmiteți totul într-un singur paragraf.
Shutterstock
Adunarea întregului text este inestetic și, în funcție de cât spuneți, este dezorganizat - într-o măsură confuză. Urmați această regulă: fiecare alineat ar trebui să aibă un punct și fiecare punct merită propriul paragraf (chiar dacă este doar o propoziție). Împărțiți-vă textul în consecință.
15 Faci dactilografii.
Ești mai bun decât atât.
Ari Notis Ari este un editor principal, specializat în știri și cultură.